大掃除をスムーズに！決めておこう「保存・処分のルール」

2024年も年末が近づいてきました。
年末の恒例行事といえば大掃除。
いろいろなモノを整理・整頓・処分しますが、「保存・処分のルール」をあらかじめ決めておくと、大掃除がスムーズに進むとともに、「いつの間にかモノでいっぱい!」という事態を防ぐことにもつながります。

「いつまで保存」「いつから処分」の具体的な期限はありますか？

次のようなものは意外と保存処分の判断に迷うのではないでしょうか？

・法令等で保存期間が定められていない会社の内部書類 (アイデアメモ等)
・定期購読している新聞・雑誌類
・資料用に購入した備品書籍類
・PC内に保存してあるデータ
・防災用品

これらは、あらかじめ「いつまで保存するか」のルールを決めておくと、スムーズに大掃除が進められます。
例えば、次のようなルールを決めてみてはいかがでしょうか。

□ 法令等で保存期間が定められていない内部資料の保存は、重要度や連続性等に応じて、原則として案件の終了後、3か月まで/6か月まで/1年間までとする(最長保存期間は1年間)。
□ 定期購読している新聞・雑誌類の保存は1年分とする。
□ 資料用に購入した備品や書籍等は半期に一度見直し、整理する。
□ PC内のデータ (フォルダ内容)は半期に一度見直し、案件が終了した作業データなどは削除する。
□ 防災用品は毎年12月に点検し、水食料など必要に応じて入れ替える。など

きれいに整理整頓されていると、モノを探す手間や時間が省けるので、業務の効率化にもつながります。