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個人事業主として社用自動車を使用する際、ガソリン代をプリペイドカードで支払うケースがあります。この場合、どのように経費処理を行えばよいのでしょうか？本記事では、プリペイドカードを使用したガソリン代の経費処理手順と注意点をわかりやすく解説します。

1. プリペイドカードでの支払いを経費として計上する条件

社用自動車のガソリン代をプリペイドカードで支払った場合、事業に関連する費用であることを証明できれば、経費として計上可能です。以下の条件を満たす必要があります：

• 事業関連性：ガソリン代が事業のための移動（例：顧客訪問、仕入先への移動）に使用されたものであること。
• 適切な記録：支払いの証拠として、プリペイドカードの利用明細やレシートを保管する。
• 按分計算：社用自動車がプライベートでも使用される場合は、事業使用分のみを経費として計上するため、按分計算を行う。

2. 経費処理の手順

プリペイドカードを使用したガソリン代の経費処理は、以下の手順で行います：

1. プリペイドカードのチャージ金額を記録：プリペイドカードにチャージした金額を「前払費用」または「仮払金」として帳簿に記録します。この際、チャージ時の領収書や銀行振込明細を保管します。
2. ガソリン代の支払いを記録：ガソリンスタンドでプリペイドカードを使用した際のレシートや利用明細を取得し、「車両費」などの勘定科目で経費計上します。レシートには日付、金額、ガソリンスタンド名が記載されていることを確認してください。
3. 按分計算を行う：社用自動車がプライベートと兼用の場合、事業使用割合（例：70%が事業用、30%がプライベート）を明確にし、事業使用分のみを経費として計上します。走行距離や使用頻度を基に按分比率を決定します。
4. 帳簿に反映：会計ソフトや帳簿に、ガソリン代の支払いを「車両費」として入力。プリペイドカードのチャージ残高を減らし、必要に応じて仕訳を調整します。

3. 注意点

以下の点に注意して、正確な経費処理を行いましょう：

• レシートの保管：プリペイドカードの利用明細だけでは不十分な場合があります。ガソリンスタンド発行のレシートを必ず保管してください。
• 按分比率の根拠：税務調査で問われた場合に備え、事業使用割合の根拠（例：走行記録や業務日誌）を明確にしておくことが重要です。
• プリペイドカードの管理：事業用とプライベート用のプリペイドカードを分けることで、経費の管理が容易になります。混在使用する場合は、使用明細を細かくチェックしましょう。
• 確定申告時の確認：青色申告や白色申告を行う際、ガソリン代が適切に経費計上されているか、会計データと証憑書類が一致しているかを確認してください。

4. まとめ

社用自動車のガソリン代をプリペイドカードで支払う場合、事業関連性を証明し、適切な記録を残すことでスムーズに経費処理が可能です。レシートや利用明細の保管、按分計算の徹底、正確な帳簿管理を心がけましょう。経費処理に不安がある場合は、税理士に相談することをおすすめします。当事務所では、個人事業主の経費処理や確定申告のサポートを行っておりますので、お気軽にご相談ください。