デジタル変革を先導する税理士事務所：ペーパーレス化の進め方とその利点

近年、環境保護と業務効率化の必要性が高まる中、多くの業界でペーパーレス化が進んでいます。税理士事務所も例外ではなく、デジタル化への移行はもはや避けられない流れとなっています。この記事では、税理士事務所がペーパーレス化を実現するためのステップと、そのメリットについて詳しく解説します。

環境への配慮

ペーパーレス化は、紙の消費を減らし、環境への影響を最小限に抑えます。環境に配慮した経営は、クライアントや社会からの評価も高まります。

業務効率の向上

デジタル化されたデータは検索が容易で、物理的な書類の整理や保管にかかる時間とコストを削減できます。また、保管スペースが不要となり、オフィススペースを有効活用できます。

セキュリティとアクセス性の向上

データの暗号化とバックアップによる安全性を確保しつつ、リモートアクセスによる作業の柔軟性が向上します。

現状分析と目標設定

・どの業務がデジタル化に適しているかの評価

・ペーパーレス化に向けた具体的な目標の設定（誰が・何を・いつまでに）

適切なツールの選定

・書類管理システムの選定

・スキャナーやデジタル署名ツールの導入

従業員のトレーニング

・デジタルツールの使用方法に関するトレーニング

・ペーパーレス化の利点を理解させ、積極的な参加を促す

実践例

1.目標の決定

　当事務所での課題は、紙で保管している客先の決算書・申告書、契約書などの書類（幅90cm✕高さ100cmの一般的な三段スチール書庫約10台分）のペーパーレス化および今後、紙媒体を増やさないためのドキュメント・ハンドリング・ソフトウェアを導入

2.事務所内にファイルサーバーと事務所内LANに接続したスキャナ機能付き複合機を準備

　ファイルサーバーの要件は、

　　a.部外者からアクセスできない

　　b.スタッフは、事務所外からリモートアクセス可能

　　c.クラウドおよび内部に定期バックアップ

3.ファイルサーバーに客先ごとのフォルダーを作成し、担当者を決めて、書類をPDF化してファイルサーバーに格納

4.ドキュメント・ハンドリング・ソフトウェア（DocuWorks）を導入し、FAX・回覧・ドキュメントの承認などをペーパーレス化

ペーパーレス化は税理士事務所にとって多くの利点をもたらします。環境への配慮、業務の効率化、そしてより良いクライアントサービスの提供が可能になります。今後もデジタル技術の進化に合わせ、税理士事務所の働き方はよりスマートかつ持続可能なものになっていくでしょう。

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