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2023年08月29日 消費税インボイス制度おやくだち
仕入インボイスを受取るときの注意点（２）
仕入インボイス(請求書や領収書など)を受け取る際の対応の流れと、その中でも特に重要な記載要件等や現場で直面する様々なケースについて解説しています。
仕入インボイスを受け取ったら「すぐやる」3つのこと
１．取引先が適格請求書発行事業者であるか確認しましよう
国税庁の「インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト」(https://www.invoice-kohyo.nta.go.jp/)から、登録番号を入力して取引先が適格請求書発行事業者である(免税事業者ではない)ことを確認しましょう。免税事業者からの仕入の場合、仕入税額控除の適用は認められません登録事業者でない場合、類似インボイス(不正があった場合、発行側に罰則規定があります)にも注意しましょう。
２．取引先から受け取った書類の種類・様式等を確認しましよう
請求書、納品書、領収書、レシート等の書類のうち、一定の記載事項が満たされていれば、その名称にかかわらず、インボイスに該当することとされています。取引先から受け取ることが多い と想定されるインボイスは次の2つです。
A:一般的なインボイス
請求書・領収書等、1枚でインボイスの記載事項を満たすもの。現行の請求書等(区分記載請求書等)に、登録番号・適用税率・税率ごとに区分した消費税額等を追記。
B:簡易インボイス(レシート類)
不特定多数の者に対して販売等を行う小売業、飲食業、タクシー業等が 発行することができる書類。いわゆる「レシート類」がこれに該当。登録番号, 税率ごとに区分した消費税額等または適用税率(両方の記載も可)を記載。
加えて、インボイスは1つの書類のみで全ての記載要件を満たす必要はなく、①交付された複数の書類の相互関連性が明確であり、②インボイスの交付対象となる取引内容を正確に認識できる方法(例えば、請求書に納品書番号を記載するなど)——がとられていれば、その複数の書類の全体によりインボイスの記載事項を満たすこととされています。したがって、「請求書+納品書」 のように、複数の書類でインボイスとする取引先も想定される、ということです。また、その記載手法についても法令等による定めはなく、手書きや印刷物、データであっても差し支えないこととされているため、インボイスの種類・様式・枚数は取引先ごとに異なることが想定されます。
３．仕入インボイスを適切に保存しましよう
仕入税額控除を受ける要件の1つに、仕入インボイスの保存があります。保存方法は次の3つです。
(1)紙のまま保存する
種類ごとに分類し、証憑書綴に貼り付けるなどして整理・保存を行います。証憑書番号(証第〇〇 号)の記入を行い、仕訳との関連性を明確にしておきましょう。
(2)紙の書類をスキャンして保存する
改正電子帳簿保存法により、取引相手と交わした紙の書類(証憑)を事前の届出なしに一定の要件のもとでスキャンして保存できるようになりました。インボイスについても同様の取扱いとされています。このとき、会計システムとスキャナ保存のシステムとが連携し、仕訳との紐づけができるシステムを選択することが重要です。
(3)メール等で送られてきたPDF等(電子取引データ)を保存する
電子取引データ(PDF等で送られてくるインボイス等)は電子のまま保存する必要があります。令和5年12月末までは電子取引データの保存に代えて印刷して保存することが認められていますが、令和6年1月1日以降はその方法をとることはできません。取引先の状況によって、1つの保存方法に統一することは実務上難しいといえます。ただし、いずれの方法も法令準拠の必要があるため、税理士事務所に相談し、適切に保存できる体制を整えましょう。
以上のような点を考慮しながら、税理士などの専門家と相談し、計画的に進めることをおすすめします。
澤田税理士事務所通信・消費税インボイス制度特集号を参考にして編集
