Excelで「使用中のファイル」と出たとき「通知」を押すとどうなる？相手にバレる？｜税理士事務所のIT活用
事務所内のファイルサーバーに保存しているExcelファイルを開こうとしたところ、次のようなメッセージが表示されることがあります。
「○○.xlsx は編集のためロックされています。」
「使用者は○○です。」
「[読み取り専用]で開いてください。読み取り専用で開き、他の人がファイルの使用を終了したときに通知を受け取るには、[通知]をクリックします。」
画面には「読み取り専用」「通知」「キャンセル」の3つのボタンが表示されています。
「読み取り専用」は何となく分かりますが、意外と知られていないのが「通知」ボタンです。
今回は、当事務所で実際に表示されたExcelの画面を例に、「通知」を押すとどうなるのかをご紹介します。
なぜ「編集のためロックされています」と表示されるの？
ファイルサーバーなどの共有フォルダーに保存されているExcelファイルを誰かが編集している場合、別の人が同じファイルを開こうとすると、編集の競合を防ぐためにファイルがロックされることがあります。
今回の画面では、
「○○.xlsx は編集のためロックされています。使用者は○○です。」
と表示されています。
つまり、表示されている使用者がそのExcelファイルを開いており、自分はそのままでは通常の編集状態で開けない、ということです。
Microsoftも、Excelファイルが他のユーザーによって編集中の場合、Windowsのデスクトップ版Excelではファイルが編集のためにロックされることがあると案内しています。
「読み取り専用」を押すとどうなる？
「読み取り専用」を押すと、Excelファイルを閲覧することはできますが、元のファイルへ通常どおり上書き保存することはできません。
「とりあえず数字だけ確認したい」「内容を見るだけでよい」という場合には、読み取り専用で十分です。
一方、「このあと自分もこのファイルを編集したい」という場合には、相手が編集を終えるまで待つ必要があります。
では「通知」を押すとどうなる？
ここで便利なのが「通知」ボタンです。
画面にも、
「読み取り専用で開き、他の人がファイルの使用を終了したときに通知を受け取るには、[通知]をクリックします。」
と書かれています。
つまり「通知」を押すと、いったん読み取り専用でファイルを開き、先に使っている人がファイルの使用を終了して編集可能な状態になったときに、Excelが知らせてくれるという機能です。
ずっとExcelの前で待っている必要がない
この機能の便利なところは、先に編集している人へ何度も、
「Excel、もう閉じましたか？」
と確認したり、自分で何度もファイルを閉じて開き直したりする必要がないことです。
「通知」を選択しておけば、相手がファイルの使用を終了するまで、別の作業を進めることができます。
ファイルが利用できる状態になるとExcelから通知されるため、そのタイミングで編集作業へ移ることができます。
「通知」を押しただけで、相手にメッセージが送られるわけではない
「通知」という言葉を見ると、
「今使っている人に『早く閉じてください』という通知が送られるの？」
と思うかもしれません。
しかし、このボタンは、先にExcelを使っている人へ通知を送るためのボタンではありません。
自分が「このファイルが使えるようになったら知らせてほしい」とExcel側へ待機を依頼するイメージです。
そのため、「通知」を押したことで、相手のパソコンに催促のメッセージが表示されるわけではありません。
3つのボタンの違いを整理すると
| ボタン | どうなる？ | こんなときに便利 |
|---|---|---|
| 読み取り専用 | 編集せず、内容を確認するために開く | 数字や内容を見るだけのとき |
| 通知 | 読み取り専用で開き、他の人が使用を終了したときに通知を受ける | 今は他の仕事をして、空いたら編集したいとき |
| キャンセル | ファイルを開かずに終了する | 今はファイルを見る必要がないとき |
税理士事務所では意外と便利な機能
税理士事務所では、Excelで作成した管理表や集計表を複数の職員で使用することがあります。
例えば、進捗管理表、顧問先一覧、決算予定表、年末調整の管理表、確定申告の進捗表など、事務所全体で共有しているExcelファイルです。
こうしたファイルをファイルサーバーで共有していると、
「開こうと思ったら、ちょうど他の職員が使っていた」
ということがよくあります。
そのたびに相手へ声をかけたり、何度もExcelを開き直したりするよりも、「通知」を使って待っている方が効率的です。
ただし、相手がExcelを閉じない限り編集できない
「通知」を押したからといって、すぐに編集できるようになるわけではありません。
先に使用している人がファイルを開いたままであれば、ロックは続きます。
例えば、相手がそのExcelを開いたまま昼休みに入った場合などは、ファイルがなかなか編集可能にならないこともあります。
急ぎの作業であれば、通知を待つよりも、画面に表示されている使用者へ直接、
「○○のExcelを使いたいのですが、今編集していますか？」
と確認した方が早い場合もあります。
誰も使っていないはずなのにロックされている場合は？
画面に使用者が表示されているからといって、必ずしもその人が現在編集しているとは限りません。
Excelやパソコンが正常に終了しなかった場合などには、ファイルが使用中であると誤って認識され、ロック状態が残ることがあります。
Microsoftも、以前のクラッシュなどが原因で、アプリがファイルをまだ使用中だと認識してしまう場合があると案内しています。
そのため、「表示されている職員に確認したが、本人はもう開いていない」という場合には、Excelを終了したり、必要に応じてパソコンを再起動したりすることで解消することがあります。
ただし、共有ファイルについては、本当に誰も使用していないことを確認せずにロック関連の一時ファイルなどを削除するのは避けた方がよいでしょう。
まとめ｜急ぎでなければ「通知」は便利
ファイルサーバー上のExcelを開いたときに、
「編集のためロックされています」
という画面が表示された場合、「通知」を押すと、読み取り専用でファイルを開いた状態で、先に使用している人がファイルの使用を終了するのを待つことができます。
そして、ファイルが利用可能になるとExcelが自分に知らせてくれます。
ポイントは、「通知」を押しても、現在ファイルを使っている相手に催促の通知が送られるわけではないことです。
急ぎでなければ「通知」を押して別の仕事を進める。急ぎなら画面に表示されている使用者へ直接確認する。このように使い分けると、事務所内の共有Excelをより効率よく利用できます。
参考情報
※本記事は、Windows版Excelでファイルサーバー上の共有Excelファイルを開いた際に表示された「使用中のファイル」画面をもとに作成しています。Excelのバージョン、保存場所、Microsoft 365・SharePoint・OneDrive等の利用環境によって、共同編集やファイルロックの動作、画面表示が異なる場合があります。
事務所通信を参照して作成。
